InboxMate

E-Mail-KI, die nicht nur sortiert. Sie erledigt.

Recherche, Antwortentwurf, Weiterleitung, Ticket oder Webhook in Ihr System: InboxMate macht aus jeder E-Mail den nächsten Schritt. Sie behalten die Kontrolle.

Termin buchen E-Mail schreiben

DSGVO-konform · Datenverarbeitung in der EU · aus Österreich

InboxMate-Systemansicht: drei Postfächer speisen KI-Agenten, eine Triage-Kategorisierung und die Kategorien, auf die sie verteilt, mit ihren Folgeaktionen
90-Sekunden-Tour ansehen: Donau Leisure, unser Beispiel-Freizeitbetrieb.

Keine Blackbox.

Klicken Sie eine E-Mail an. Sie sehen, welche Regel gegriffen hat, was passiert ist und wie viel die Regel schon allein darf.

PosteingangBeispiel

Erkannt als
Rechnung
Regel
„Rechnungen von Lieferanten gehen an die Buchhaltung.“
Aktion
An Buchhaltung weitergeleitet
Stufe
  1. Vorschlag
  2. Freigabe
  3. Automatisch

Automatisch: lief 30-mal ohne Korrektur

Für jedes Postfach im Unternehmen.

Funktioniert mit Ihrem Postfach

Gmail Gmail (Beta)
Microsoft Outlook Microsoft 365
IMAP / SMTP
Weiterleitung

Wir speichern nie das ganze Postfach, sondern nur das, was nötig ist, um den jeweiligen Thread zu bearbeiten.

Was im Alltag zählt.

Deutsch, Englisch & mehr

Antwortet in der Sprache, in der der Kunde geschrieben hat. Im Ton Ihres Unternehmens.

Trainiert auf das, was Sie wirklich tun

Website einfügen. PDF-Preisliste reinwerfen. F&A ergänzen. Ihr Agent lernt Ihren Betrieb und zitiert in jeder Antwort die Quelle.

Saubere Übergabe nach Regel

Beschwerden, rechtliche Themen, VIP-Kunden: Trigger setzen, und InboxMate übergibt mit vollem Kontext an die richtige Person.

Rechnungen & PDFs, nicht nur Text

Rechnungen landen im Buchhaltungsordner. Erstattungs-PDFs werden abgelegt. InboxMate liest den Text und leitet die Datei mit.

Jede Korrektur bringt InboxMate etwas bei.

Sie korrigieren. Einmal.

Bearbeiten Sie einen Entwurf vor dem Senden oder lehnen Sie einen Vorschlag ab und schreiben Sie kurz dazu, warum. Mehr Training braucht es nicht.

Es merkt sich die Korrektur

Ihre Korrektur wird Teil des Kontexts für diesen Absender, diese Kategorie oder dieses Postfach. Es ist kein generisches Modell-Update, das nebenbei alles andere verändert.

Die Kategorie verdient sich Autopilot

Läuft eine Kategorie eine Zeit lang ohne Korrektur, schlägt InboxMate vor, sie auf Auto-Send umzustellen. Sie geben frei: Kategorie für Kategorie, nie alle auf einmal.

Je mehr Sie InboxMate nutzen, desto weniger müssen Sie nachbessern. Nichts wechselt in den Autopilot, ohne es sich verdient zu haben.

InboxMate-Konversation mit einem KI-Antwortentwurf zur Freigabe: bearbeiten, neu generieren oder mit einem Klick freigeben

Einfache, transparente Preise

Gezählt wird die eingegangene Mail — einmal, mit allem, was die Regel daran tut. Weiterleiten, Ablegen, Antwortentwurf und Recherche sind mit drin. Sie können Ihren Bedarf ausrechnen, bevor Sie unterschreiben.

Gekaufte Plätze je Platz / Monat je Mail darüber
bis 9 19,00 € 9,0 ct
10 – 49 15,00 € 8,0 ct
50 – 99 12,00 € 7,5 ct
ab 100 9,00 € 7,0 ct

Mindestens 5 Plätze. Die erreichte Stufe gilt für alle Plätze, nicht nur für die neu dazugekommenen. Verrechnet wird der gekaufte Platz, nicht das gerade angebundene Postfach — ein Platz darf leer stehen.

Individuell

Für Massenmail-Postfächer, Sonderkonditionen und Gruppen mit eigenem Vertrag. Auch der Chatbot wird individuell vereinbart.

Reden wir

Gemeinsames Kontingent

Jeder gekaufte Platz bringt 105 Mails im Monat in einen Topf, den sich alle teilen. Was ein ruhiges Postfach nicht braucht, deckt ein stark genutztes mit ab. Bei 5 Plätzen sind das 525 Mails für 95 € im Monat, bei 20 Plätzen 2.100 Mails. Sie zahlen immer die günstigere Stufe: ab 8 Plätzen rechnen wir 10 Plätze, ab 41 Plätzen rechnen wir 50 Plätze, ab 76 Plätzen rechnen wir 100 Plätze.

Einrichtung

Standard €890 einmalig

1 Postfach, bis zu 10 Regeln, Anbindung Microsoft 365 / IMAP, Testlauf, 2 Nachjustierungen. Jedes weitere Postfach + €290.

Individuell Fixpreis nach Erstgespräch

Webhooks, Integrationen, komplexe Regeln.

Preis-Rechner anzeigen

Was würde es bei Ihnen kosten?

Massenpost günstiger vorsortieren

Ein günstigeres Modell übernimmt diese Post vor dem Regelbaum — über dem Kontingent kostet sie weniger. Sie entscheiden je Kategorie, ob es das darf.

Ihr Monatspreis:

Gerechnet mit dem Preis je Postfach und dem gemeinsamen Kontingent. Einrichtung ist nicht eingerechnet.

Wir richten alles gemeinsam mit Ihnen ein · Zahlung per Rechnung · So wird abgerechnet

Alle Preise zzgl. MwSt.

Sie nutzen schon Copilot, Fyxer oder Claude? So unterscheidet sich InboxMate

Entwickelt von psquared · KI aus Österreich

Kirchmair.io LEXOS Next Immobilien Kheepu AI Pioneers

Entwickelt mit Datenschutz und Compliance im Kern

Software made in Austria
Gehostet in der EU
DSGVO-konforme Datenverarbeitung
KI-Verarbeitung in der EU

So funktioniert die Automatisierung wirklich

Sie müssen nichts davon wissen, um ab Tag eins von InboxMate zu profitieren. Wenn Sie aber gern unter die Haube schauen: Hier ist die Maschinerie.

Ihr Team aus KI-Agenten

Stellen Sie sich ein kleines Team aus KI-Kollegen zusammen, jeder mit eigenem Wissen, eigenem Ton und eigenen Übergaberegeln. Kundensupport, Buchhaltung, HR, Partnerschaften. Sie entscheiden, wer was übernimmt.

  • Eigene Wissensdatenbank: nur, was sie brauchen.
  • Ton und Signatur bestimmen Sie.
  • Übergaberegeln: wann ein Mensch übernimmt.

Kein Prompt-Engineering. Kein JSON. Nur ein Formular.

InboxMate-Agentenseite: Tobias, Sara, Felix und Mia mit Profilbild, Rolle, Zielgruppe und verbundenem Postfach
Das ganze System auf einen Blick

Keine Blackbox. Postfächer speisen Agenten, Agenten speisen die Triage, die Triage verteilt auf Kategorien, jede mit eigener Aktionskette. Recherchieren, entwerfen, Ticket anlegen, weiterleiten, archivieren. Ziehen, ablegen, verzweigen. Sie können jede E-Mail Schritt für Schritt zurückverfolgen.

InboxMate-Systemansicht: drei Postfächer speisen KI-Agenten, eine Triage-Kategorisierung und die Kategorien, auf die sie verteilt, mit ihren Folgeaktionen

Nachvollziehbar

Jede Routing-Entscheidung ist nachvollziehbar. Nie mehr „die KI hat halt entschieden".

In Klartext editierbar

Sagen Sie der Regel „wenn es um Jahreskarten geht, an Felix“. Fertig.

Audit-tauglich

DSGVO-konformer Pfad: wer oder was hat welche E-Mail wann und warum gesehen.

Wie eine Antwort recherchiert wird, bevor sie entsteht

Wenn eine E-Mail eintrifft, schreibt InboxMate nicht einfach drauflos. Es schlägt nach: in Ihrer Wissensdatenbank, beim Unternehmen des Absenders, in der letzten Buchung, in Ihrer Erstattungsrichtlinie. Die Antwort steht auf Fakten, bevor sie überhaupt entsteht.

  1. 1

    Durchsucht Ihre Wissensdatenbank

    Holt die passende Richtlinie, den Preis, die Öffnungszeit oder die Anweisung zur Frage.

  2. 2

    Recherchiert den Absender

    Schlägt das Unternehmen des Absenders im Web nach, damit die Antwort passt: Betrieb, Agentur, Lieferant, Journalist.

  3. 3

    Prüft Ihre Systeme

    Bestellstatus, Buchungs-ID, letzter Besuch. Verbunden via MCP oder HTTP mit CRM, Buchungssystem oder Buchhaltung.

  4. 4

    Dann wird entworfen

    In Ihrem Ton, mit zitierten Quellen. Bereit für Ihre Ein-Klick-Freigabe.

Sie sehen jeden Schritt im Trace-Tab der Konversation: was geprüft wurde, was gefunden wurde.

Häufig gestellte Fragen

Die Einrichtung übernehmen wir: Wir binden Ihr Postfach an, konfigurieren Regeln und Kategorisierer und machen einen Testlauf mit Ihnen. Für Pro und Business kostet die Einrichtung Standard einmalig €890 (1 Postfach, bis zu 10 Regeln, 2 Nachjustierungen, jedes weitere Postfach + €290). Danach bleiben wir für Fragen erreichbar und passen Regeln mit Ihnen an, wenn sich Abläufe ändern.
Nein. Die Einrichtung machen wir gemeinsam mit Ihnen: Postfach per Microsoft-365-Anmeldung oder IMAP verbinden, Regeln zusammen festlegen, Testlauf. Kein Code, kein IT-Projekt.
Wir beginnen mit einem Termin. Danach richten wir InboxMate gemeinsam mit Ihnen ein und machen einen Testlauf mit Ihren eigenen E-Mails. Auf Wunsch testen Sie InboxMate anschließend 30 Tage mit einem Postfach, ohne Kreditkarte. Danach kostet InboxMate ab 95 € im Monat für bis zu fünf Postfächer; je mehr Postfächer, desto günstiger das einzelne. Dazu kommt eine einmalige Einrichtung (Standard €890). Abgerechnet wird per Rechnung.
Ja. Bei monatlicher Abrechnung gibt es keine Vertragsbindung. Sie können jederzeit upgraden, downgraden oder kündigen. Änderungen greifen sofort, und die Abrechnung wird anteilig angepasst.
Gezählt wird die eingegangene Mail — einmal, mit allem, was die Regel daran tut. Weiterleiten, Ablegen, Archivieren, Ticket anlegen, Benachrichtigen, Webhook, Dokument lesen und ein Antwortentwurf sind damit bezahlt. Jedes angebundene Postfach bringt 105 Mails im Monat in einen Topf, den sich alle Postfächer teilen. Faustregel: Mails im Monat durch 105 — so viele Postfächer deckt das Kontingent ab, ganz gleich, auf welches davon die Post trifft.
Nichts hält an. Post wird weiter eingeordnet und weitergeleitet; Mails über dem gemeinsamen Kontingent werden am Monatsende nachverrechnet, zum Satz Ihrer Stufe. Es gibt keine Sperre und keinen Nachkauf — ein Sammelpostfach, das stehen bleibt, wäre der schlimmere Fehler. Ihren Stand sehen Sie jederzeit im Konto, zusammen mit der voraussichtlichen nächsten Rechnung.
InboxMate baut eine Wissensdatenbank aus Ihren Website-Inhalten. Bei der Einrichtung werden Ihre Seiten automatisch gescannt und die Inhalte gelernt. Sie können zusätzlich PDFs hochladen (Produkthandbücher, FAQs, Preislisten), um das Wissen zu erweitern. Die KI nutzt diese Daten, um Fragen präzise zu beantworten. Sie ist auf IHREN Betrieb trainiert, nicht auf generische Daten.
InboxMate liest und entwirft in allen gängigen Sprachen. Antwortentwürfe entstehen in der Sprache der eingehenden E-Mail, im Ton Ihres Unternehmens.
Ja. Braucht eine E-Mail einen Menschen, etwa bei einer Beschwerde, einer rechtlichen Frage oder einem unklaren Fall, leitet InboxMate sie mit kurzer Zusammenfassung an die zuständige Person weiter. Die Regeln dafür legen Sie selbst fest.
E-Mail: Microsoft 365 / Outlook, jedes IMAP-Postfach oder einfache Weiterleitung. Gmail ist in einer geschlossenen Beta. Regeln können außerdem Webhooks auslösen, damit Ergebnisse in den Systemen landen, die Sie schon nutzen.
Ja. Jeder bezahlte Tarif enthält eine integrierte Ticketverwaltung. Die KI kann vorschlagen, Tickets aus Konversationen zu erstellen, sie nach Priorität zu kategorisieren und an das richtige Teammitglied zu routen. Dazu kommen Kategorisierer. Sie legen Ihre eigenen Kategorien fest, und die KI ordnet jede eingehende E-Mail (und inaktiven Chat) genau einer zu. Dann führt sie die konfigurierten Aktionen aus: archivieren, Ticket erstellen, Team benachrichtigen, Webhook auslösen oder mit KI antworten. Jede Aktion läuft entweder im Vorschlags-Modus (Mensch bestätigt) oder im Auto-Modus. SLA-Tickets und Zeiterfassung gibt es ab Business.
Ja. Zu jeder E-Mail entsteht ein KI-Entwurf aus Ihrer Wissensdatenbank. Sie prüfen und senden ihn mit einem Klick, bearbeiten ihn oder generieren ihn neu. In jedem bezahlten Tarif richten Sie für jede Kategorie eine „Mit KI antworten“-Aktion ein, sodass beim Eintreffen der E-Mail schon ein fertiger Entwurf bereitliegt. Dieselbe Aktion kann auch vollautomatisch laufen: Routinefragen gehen ohne Menschen dazwischen raus, Sonderfälle landen weiterhin bei Ihrem Team.
Ja. Sie können Outlook direkt per OAuth verbinden. Das funktioniert mit Microsoft 365-Geschäftskonten genauso wie mit privaten Outlook.com-/Hotmail-Konten. Automatisierte Aktionen werden in Ihrem echten Outlook-Postfach gespiegelt: Eine in InboxMate archivierte Nachricht wandert in Ihren Outlook-Archiv-Ordner, ein Kategorie-Tag erscheint als farbige Outlook-Kategorie, und KI-Entwürfe landen in Ihrem Outlook-Entwurfsordner, verknüpft mit der Original-Mail, Signatur bereits eingefügt. Prüfen und senden können Sie direkt aus Outlook am Handy oder Desktop, ohne InboxMate zu öffnen. Antworten gehen über Ihr eigenes Outlook-Konto raus und landen in Ihrem echten Gesendet-Ordner. Keine IT-Admin-Freigabe nötig: Nutzer stimmen selbst zu. Gmail-OAuth ist derzeit eine geschlossene Beta für freigeschaltete Domains; Gmail und jeder andere Anbieter (IONOS, FastMail etc.) laufen aber schon heute über einfache E-Mail-Weiterleitung.
Mit Tools schlägt InboxMate nach, bevor es eine Antwort entwirft, zum Beispiel einen Bestellstatus oder eine Buchung in Ihrem System, angebunden per HTTP oder MCP. Tools gibt es ab Pro.
MCP (Model Context Protocol) ist ein offener Standard, über den KI-Agenten externe Tools und Datenquellen anbinden. Mit MCP-Unterstützung verbindet sich Ihr InboxMate-Agent sicher mit Ihrem CRM, ERP, Helpdesk oder jedem System, das einen MCP-Server bereitstellt. Das ermöglicht echte Automatisierung: Kundendaten abrufen, Lagerbestand prüfen, Bestellungen anlegen. Alles in der Konversation, ohne eigene Entwicklung.
Ja. Ab dem Pro-Plan bekommen Sie vollen API-Zugang, um Konversationen, Kontakte, Wissensdatenbank und Analytics programmatisch zu verwalten. Praktisch, um InboxMate in bestehende Workflows zu hängen, eigene Dashboards zu bauen oder Daten mit Ihrem CRM oder Ihren Analytics-Tools zu synchronisieren.
InboxMate ist für den DSGVO-konformen Einsatz gebaut. Entwickelt wird es von der psquared GmbH in Österreich. Daten liegen in Frankfurt, verarbeitet wird in der EU, mit EU-Modellen als Standard. Ein Schalter in den Einstellungen erzwingt EU-Modelle für Ihr ganzes Konto. Ihre Geschäftsdaten werden nicht zum Trainieren fremder Modelle verwendet, und Sie erhalten einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Ob Ihr konkreter Einsatz DSGVO-konform ist, prüfen wir gemeinsam bei der Einrichtung.
Datenbank und Dateispeicher liegen in EU-Rechenzentren in Frankfurt. Die KI-Verarbeitung läuft standardmäßig auf EU-Modellen, und der Schalter für EU-Modelle in den Einstellungen erzwingt das für Ihr Konto. Wichtig für Betriebe, die EU-Anforderungen an die Datenresidenz einhalten müssen.
Wir bauen gerade eine, öffentlich verfügbar ist sie aber noch nicht. Sie liegt weder im App Store noch bei Google Play. In die geschlossene Beta laden wir auf Anfrage über Apple TestFlight ein. Dort sehen Sie Ihre Triage-Warteschlange als Wisch-Stapel: KI-Entwürfe prüfen, freigeben und Entscheidungen unterwegs abarbeiten, mit demselben Review-first-Ablauf wie in der Web-App. Bis dahin läuft die Web-App problemlos im Handy-Browser. Und wenn Sie Outlook nutzen, landen die KI-Entwürfe ohnehin in Ihrem Outlook-Entwurfsordner. Sie prüfen sie also in der Outlook-App, die Sie schon haben.

Wie sähe Ihr Postfach sortiert aus?

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie InboxMate Ihre E-Mails sortieren würde.

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