Wasserschaden, Rechnung, Mieteranfrage: welches Objekt, wer ist zuständig?

InboxMate ordnet jede Mail dem Objekt zu und leitet sie an die zuständige Objektbetreuung weiter. Antworten auf Routinefragen liegen als Entwurf bereit.

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DSGVO-konform · Datenverarbeitung in der EU · aus Österreich

Jede Mail gehört zu einem Haus. Nur steht es selten im Betreff.

Mieter melden Schäden, oft ohne Adresse oder Top-Nummer.

Handwerker schicken Rechnungen für Objekte, die bei ihnen anders heißen als in Ihrer Liste. Eigentümer fragen nach der Abrechnung oder der nächsten Eigentümerversammlung.

Bevor jemand antwortet, muss jemand herausfinden, zu welchem Objekt die Mail gehört.

  • Mieterin Wasser im Keller, Stiege 2dringend, Objekt unklar
  • Installateur Rechnung Heizungswartungfür welches Haus?
  • Eigentümer Termin Eigentümerversammlungbraucht Termin und Tagesordnung
  • Mieter Nachfrage BetriebskostenabrechnungStandardantwort möglich
  • Interessentin Ist die Wohnung noch frei?geht an die Vermietung

Sie sehen, wohin jede Mail gegangen ist.

Beispiel: eine Hausverwaltung mit mehreren Objektbetreuern. Klicken Sie eine Mail an.

PosteingangBeispiel

Erkannt als
Schadensmeldung
Regel
„Schadensmeldungen gehen sofort an die Betreuung des Objekts. Ticket anlegen.“
Aktion
Ticket angelegt, an Herrn Leitner weitergeleitet
Stufe
  1. Vorschlag
  2. Freigabe
  3. Automatisch

Automatisch: lief 30-mal ohne Korrektur

So läuft die Einführung

  1. 1

    Einrichtung

    Wir modellieren die Regeln gemeinsam mit Ihnen, in Ihren Worten. Wir binden Ihr Postfach über Microsoft 365 oder IMAP an. Ein Testlauf mit echten Mails zeigt, ob jede Regel greift.

  2. 2

    Freigabe

    InboxMate schlägt vor, Sie entscheiden. Jede Weiterleitung und jeder Entwurf wartet in der Freigabe auf Sie. Ihre Korrekturen fließen in die Regeln ein.

  3. 3

    Automatisch

    Eine Regel, die lange ohne Korrektur läuft, darf allein arbeiten. Das entscheiden Sie für jede Regel einzeln.

Häufige Fragen

Aus Adresse, Stiege, Top-Nummer, Absender und Inhalt der Mail. In der Einrichtung legen wir dafür Regeln an: welche Adresse zu welchem Objekt gehört und wer es betreut. Solange eine Regel nicht automatisch arbeitet, bestätigt ein Mensch jede Zuordnung.
Eine fertige Anbindung an Hausverwaltungssoftware gibt es nicht. Über Webhooks und unsere API können Daten an Ihre Systeme gehen. Das planen wir als Einrichtung Individuell, zum Fixpreis nach einem ersten Gespräch.
InboxMate bearbeitet jede Mail beim Eingang. Eine Regel kann Schadensmeldungen als dringend markieren, ein Ticket anlegen und sie an die Objektbetreuung weiterleiten. Eine Notrufnummer für Mieter ersetzt das nicht.
Nur, wenn Sie das wollen. Jede Regel beginnt als Vorschlag. Automatisch arbeitet eine Regel erst, wenn Sie das für diese Regel freigeben.

Wie sähe das Postfach Ihrer Hausverwaltung sortiert aus?

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie InboxMate Ihre E-Mails sortieren würde.

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