Belege, Mandantenfragen, Finanzamt: jede Mail beim richtigen Mandanten.

InboxMate ordnet die Mails Ihrer Kanzlei dem Mandanten und der zuständigen Sachbearbeitung zu. Mails mit Frist markiert es als dringend.

Termin buchen 14 Tage testen

DSGVO-konform · Datenverarbeitung in der EU · aus Österreich

Die Kanzlei-Adresse bekommt alles.

Mandanten schicken Belege als Foto, als PDF oder als Antwort auf eine alte Mail.

Dazu kommen Fragen zur Lohnverrechnung, Hinweise aus FinanzOnline und Post von ÖGK und SVS.

Jede Mail muss zum richtigen Mandanten und zur zuständigen Sachbearbeiterin. Und manche hat eine Frist, die niemand übersehen darf.

  • Mandant Belege Augustmehrere PDFs, ein Foto
  • FinanzOnline Neue Nachricht in der DataBoxkann eine Frist enthalten
  • SVS Vorschreibung 4. Quartalgehört in den Mandantenakt
  • ÖGK Rückfrage zur Anmeldungfür die Lohnverrechnung
  • Mandantin Kurze Frage zur ArbeitnehmerveranlagungStandardantwort möglich

Jede Zuordnung ist nachvollziehbar.

Beispiel: das allgemeine Postfach einer Steuerberatungskanzlei. Klicken Sie eine Mail an.

PosteingangBeispiel

Erkannt als
Belege
Regel
„Belege von Mandanten gehen an die zuständige Sachbearbeiterin. Den Mandanten vermerken.“
Aktion
An Frau Aigner weitergeleitet, Mandant Reiter vermerkt
Stufe
  1. Vorschlag
  2. Freigabe
  3. Automatisch

Automatisch: lief 30-mal ohne Korrektur

So läuft die Einführung

  1. 1

    Einrichtung

    Wir modellieren die Regeln gemeinsam mit Ihnen, in Ihren Worten. Wir binden Ihr Postfach über Microsoft 365 oder IMAP an. Ein Testlauf mit echten Mails zeigt, ob jede Regel greift.

  2. 2

    Freigabe

    InboxMate schlägt vor, Sie entscheiden. Jede Weiterleitung und jeder Entwurf wartet in der Freigabe auf Sie. Ihre Korrekturen fließen in die Regeln ein.

  3. 3

    Automatisch

    Eine Regel, die lange ohne Korrektur läuft, darf allein arbeiten. Das entscheiden Sie für jede Regel einzeln.

Häufige Fragen

Aus Absender, Firmenname, Betreff und Inhalt der Mail. In der Einrichtung legen wir mit Ihnen fest, welche Hinweise in Ihrer Kanzlei zählen. Solange eine Regel nicht automatisch arbeitet, bestätigt ein Mensch jede Zuordnung.
Eine fertige Anbindung an Kanzleisoftware gibt es nicht. Über Webhooks und unsere API können Daten an Ihre Systeme gehen. Das planen wir als Einrichtung Individuell, zum Fixpreis nach einem ersten Gespräch.
Die Datenverarbeitung findet in der EU statt. InboxMate ist DSGVO-konform, einen Auftragsverarbeitungsvertrag bekommen Sie von uns. Details stehen auf der Seite Sicherheit & DSGVO.
Sie legen fest, welche Mails immer als dringend gelten, zum Beispiel alles aus FinanzOnline. Neue Regeln laufen zuerst als Vorschlag. So sehen Sie jede Entscheidung, bevor eine Regel automatisch arbeitet.

Wie sähe das Postfach Ihrer Kanzlei sortiert aus?

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie InboxMate Ihre E-Mails sortieren würde.

Termin buchen

30 Minuten · unverbindlich

Lieber per E-Mail oder Social? office@psquared.dev · LinkedIn