InboxMate vs. Microsoft Copilot in Outlook Zwei KI-Assistenten für Outlook, zwei Aufgaben.

Microsoft 365 Copilot hilft jeder Person in ihrem Postfach: zusammenfassen, entwerfen, priorisieren. InboxMate arbeitet serverseitig und bearbeitet jede eingehende Mail nach Ihren Regeln. Beide laufen nebeneinander in Outlook.

Stand: September 2026 · Quellen am Ende der Seite

Stark für die einzelne Person.

Copilot ist in Outlook direkt dort, wo Sie arbeiten.

Einiges geht schon mit Copilot Chat ohne Zusatzlizenz, mit begrenztem Zugriff auf Ihre Daten. Terminplanung und die Priorisierung über mehrere Quellen brauchen eine bezahlte Copilot-Lizenz.

  • ZusammenfassenFasst einen Mail-Verlauf zusammen. Nicht bei signierten oder verschlüsselten Mails.
  • EntwerfenSchreibt Entwürfe nach Ihrer Anweisung. Sie prüfen und senden selbst.
  • CoachingGibt Rückmeldung zu Ton, Stimmung und Klarheit eines Entwurfs.
  • PriorisierenMarkiert Mails als wichtig oder weniger wichtig. Themen legen Sie in den Einstellungen fest. Nur in den Sprachen der ersten Stufe (Tier 1).
  • AufräumenMarkiert, verschiebt, archiviert oder kategorisiert Mails, wenn Sie es verlangen. Bei mehr als 5 Mails fragt Copilot vorher nach.
  • RegelnErstellt Outlook-Regeln aus normaler Sprache. Die Arbeit macht danach die Regel.
  • TermineErstellt aus einem Verlauf eine Besprechungseinladung. Das braucht eine bezahlte Copilot-Lizenz.

Wer gibt den Anstoß?

Bei Copilot beginnt die Arbeit mit einer Person, die etwas verlangt.

InboxMate beginnt mit der Mail. Jede eingehende Mail läuft durch Ihre Regeln, auch nachts und am Wochenende.

  • AnweisungCopilot sortiert Mails erst nach einer direkten Anweisung. Entwürfe sendet Copilot nicht selbst.
  • Ohne BenutzerFür eine Verarbeitung rund um die Uhr brauchen Sie einen Agenten in Copilot Studio mit einem Ereignis-Trigger wie „wenn eine neue E-Mail eintrifft“. Feste Weiterleitungen erledigen Regeln in Outlook, Exchange oder Power Automate.
  • AgentenmodusMicrosoft hat im April 2026 einen Agentenmodus für Outlook angekündigt. Er soll Mails sortieren, Nachfass-Entwürfe schreiben und Regeln anlegen. Derzeit gibt es ihn nur im Frühzugang über das Frontier-Programm.
  • Geteilte PostfächerMit einer Copilot-Lizenz kann ein Benutzer auch in geteilten und delegierten Postfächern lesen, entwerfen und zusammenfassen. Eine ältere Microsoft-Seite sagt noch das Gegenteil. Prüfen Sie das in Ihrem Tenant.

Im Überblick

Vergleich Copilot in Outlook und InboxMate
KriteriumCopilot in OutlookInboxMate
AuslöserAnweisung eines BenutzersJede eingehende Mail, in Echtzeit
Ohne BenutzerMit einem Agenten in Copilot Studio (Ereignis-Trigger) oder mit festen RegelnJa, serverseitig rund um die Uhr
An Teams weiterleitenÜber Outlook-, Exchange- oder Power-Automate-Regeln; Copilot hilft beim Schreiben der RegelRegel in normaler Sprache; zu jeder Mail ist sichtbar, welche Regel gegriffen hat
EntwürfeAuf Anweisung; Sie prüfen und sendenNach Regel, im Firmenton, synchron mit Outlook
KontrolleRückfrage beim Aufräumen von mehr als 5 MailsFreigabe-Warteschlange; Stufen je Regel: Vorschlag → Freigabe → Automatisch
PostfächerExchange Online; geteilte Postfächer mit Copilot-LizenzMicrosoft 365, IMAP, Weiterleitung; Gmail in geschlossener Beta
DatenverarbeitungEU Data Boundary; mit Flex Routing Inferenz auch in USA, Kanada oder Australien möglichEU: Hosting in Frankfurt, KI in Schweden
PreisZusatzlizenz je Benutzer zu Microsoft 365Pro €129 im Monat mit 1 Postfach und 5 Teammitgliedern

Copilot Business ist eine Zusatzlizenz zu Microsoft 365 Business Basic, Standard oder Premium. Laut Partner-Preislisten kostet sie ab ca. €18 je Benutzer und Monat bei jährlicher Zahlung. Preise ändern sich, prüfen Sie das aktuelle Angebot. InboxMate: €107 im Monat bei jährlicher Zahlung, jedes weitere Postfach €49. Alle InboxMate-Preise zzgl. USt.

Daten und EU Data Boundary

Microsoft 365 Copilot gehört zur EU Data Boundary. Es gibt aber Ausnahmen, die Ihr Admin kennen sollte.

  • GrundsatzMicrosoft 365 Copilot ist ein Dienst der EU Data Boundary. Datenverkehr aus der EU bleibt in der EU Data Boundary.
  • Flex RoutingIst es aktiv, kann die Inferenz bei hoher Last in den USA, in Kanada oder in Australien laufen. Für berechtigte Tenants, die nach dem 25. März 2026 angelegt wurden, ist es standardmäßig aktiv. Ihr Admin schaltet es im Microsoft 365 Admin Center unter Copilot → Einstellungen aus.
  • Gespeicherte DatenBleiben in der EU Data Boundary, bis auf wenige pseudonymisierte Daten.
  • AusnahmenModelle von Anthropic sind von der EU Data Boundary ausgenommen. Websuchen über Bing sind nicht EUDB-konform. Tenants mit Multi-Geo fallen nicht unter die EU Data Boundary.
  • InboxMateHosting in Frankfurt, KI-Verarbeitung in Schweden. Datenverarbeitung in der EU nach DSGVO, mit AVV.

Wann Copilot reicht

  • Jede Person bearbeitet ihr eigenes Postfach.
  • Sie brauchen vor allem Zusammenfassungen, Entwürfe und Coaching.
  • Das Sortieren darf eine Person selbst anstoßen.
  • Ihr Team hat bereits Copilot-Lizenzen.

Wann InboxMate dazukommt

  • Ein Sammelpostfach wie info@ oder office@ geht an mehrere Personen oder Teams.
  • Jede Mail soll beim Eingang zugeordnet werden, auch nachts und am Wochenende.
  • Das Team soll zu jeder Mail sehen, welche Regel gegriffen hat.
  • Neue Regeln sollen erst mit Freigabe arbeiten und später automatisch.
  • Sie wollen Tickets anlegen oder andere Systeme per Webhook anstoßen.

Nebeneinander in Outlook

Sie müssen sich nicht entscheiden. InboxMate verbindet sich per OAuth mit Microsoft 365 und synchronisiert seine Antwortentwürfe mit Outlook. Copilot bleibt für jede Person verfügbar, zum Beispiel zum Zusammenfassen eines langen Verlaufs.

Häufige Fragen

Nicht allein. Copilot sortiert Mails erst nach einer direkten Anweisung. Für eine Verteilung rund um die Uhr ohne Benutzer brauchen Sie einen Agenten in Copilot Studio mit einem Ereignis-Trigger oder feste Regeln in Outlook, Exchange oder Power Automate.
Ja. InboxMate arbeitet serverseitig und synchronisiert seine Antwortentwürfe mit Outlook. Copilot bleibt für jede Person in Outlook verfügbar, zum Beispiel zum Zusammenfassen oder für Coaching.
Microsoft 365 Copilot ist ein Dienst der EU Data Boundary. Mit Flex Routing kann die Verarbeitung bei hoher Last aber in den USA, in Kanada oder in Australien laufen. Für berechtigte Tenants, die nach dem 25. März 2026 angelegt wurden, ist Flex Routing standardmäßig aktiv. Ihr Admin kann es ausschalten.

Quellen

Stand: September 2026. Funktionen und Preise der Anbieter können sich ändern.

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