Für Teams, die in E-Mails ertrinken

Dein Postfach organisiert sich selbst.

InboxMate sortiert jede eingehende E-Mail und entscheidet, was damit passiert — Antwort entwerfen, archivieren oder an die richtige Person weiterleiten. Du öffnest dein Postfach nur noch für das, was wirklich dich braucht.

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30-Min-Discovery-Call · Prüfen, ob es passt · Unverbindlich

InboxMate system view — eight agents wired to their mailboxes, a central triage categorizer, and ten outgoing categories with their action chains
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Schluss mit der E-Mail-Flut

Das Problem ist nicht die schiere Menge an E-Mails.

Das Problem ist, dass das meiste davon gar keinen Menschen braucht. Genau das nehmen wir dir ab — es landet nie wieder auf deinem Schreibtisch.

70%

irrelevante E-Mails, die du nie siehst

Spam, Kaltakquise, Newsletter, Bounces — archiviert, bevor sie dich erreichen. Du merkst nicht einmal, dass es sie gab.

5×

dieselben Fragen, entworfen statt getippt

Öffnungszeiten. Gruppenpreise. Erstattungsregeln. Aus deinem Wissen entworfen — beim 50. Mal wie beim ersten.

2h → 15m

Deine Morgenroutine

Eine Handvoll Entwürfe freigeben. Laptop zuklappen. Kein 2-Stunden-Lesen mehr, um die 3 wichtigen E-Mails zu finden.

0

Triage-Entscheidungen

InboxMate entscheidet, was Spam ist, was ein Entwurf wird und was zu dir muss. Du siehst nur das, was wirklich deine Einschätzung braucht.

Drei Dinge, jede E-Mail

Jede E-Mail landet in einem von drei Körben.

Nie mehr „kümmer ich mich später drum". Jede E-Mail landet sofort sinnvoll — als Entwurf, archiviert oder weitergeleitet.

Entwurf

Antwort aus deinem Wissen entworfen

Ein Kunde fragt nach Öffnungszeiten, Gruppenpreisen oder wie man eine Jahreskarte rückerstattet. InboxMate schreibt die Antwort in deinem Ton und zitiert die richtige Seite aus deiner Wissensdatenbank. Du prüfst und sendest.

Archiv

Spam und Kaltakquise — weg

„Sie haben gewonnen.“ „Kurze Frage zu Ihrem SEO.“ InboxMate erkennt sie, archiviert sie, behelligt dich nie damit. Du erfährst davon nur, wenn du nachschaust.

Weiterleiten

An die richtige Person geleitet

Rechnungen gehen an die Buchhaltung. Presseanfragen ans Marketing. Bewerbungen an HR. Jede E-Mail landet vor der Person, die sie wirklich sehen muss — nie mehr „falscher Posteingang"-Weiterleitungen.

Das sind nur die Standard-Kategorien — du legst so viele Kategorien und Ergebnisse an, wie dein Betrieb braucht, und InboxMate passt sie laufend an dein Postfach an, während es aus deinen Korrekturen lernt.

InboxMate conversations list — emails tagged as customer inquiries, archived spam, and routed by category

Dein Posteingang nach einem Morgen Triage — Entwürfe bereit, Spam ausgegraut, weitergeleitete Threads markiert.

Verbindet sich mit dem Postfach, das du schon hast

Gmail Gmail · Google Workspace (Direktanbindung in Beta)
Microsoft Outlook Microsoft 365 · Outlook
Beliebiges IMAP/SMTP-Postfach
Weiterleitung an InboxMate

Wir speichern nie das ganze Postfach — nur das, was nötig ist, um den jeweiligen Thread zu bearbeiten.

Gebaut für europäische Dienstleistungsbetriebe.

DSGVO-konform. EU-gehostet. Trainiert auf die Sprache, die deine Kunden wirklich verwenden.

Compliance

DSGVO & EU-Hosting

Daten bleiben in EU-Rechenzentren. AVV verfügbar. DPA unterschriftsbereit. Für Prüfer gebaut.

Sprache

Deutsch, Englisch & mehr

Antwortet in der Sprache, in der der Kunde geschrieben hat. Trainiert auf den Ton österreichischer und deutscher Dienstleister.

Wissen

Trainiert auf das, was du wirklich tust

Website einfügen. PDF-Preisliste reinwerfen. F&A ergänzen. Dein Agent lernt deinen Betrieb — und zitiert in jeder Antwort die Quelle.

Übergabe

Saubere Übergabe nach Regel

Beschwerden, rechtliche Themen, VIP-Kunden — Trigger setzen, InboxMate übergibt mit vollem Kontext an die richtige Person.

Erst freigeben

Entwürfe, kein blindes Senden

Jede Antwort wartet standardmäßig auf deine Freigabe. Wenn eine Kategorie dein Vertrauen hat, schaltest du Auto-Send frei — Kategorie für Kategorie.

Anhänge

Rechnungen & PDFs, nicht nur Text

Rechnungen landen im Buchhaltungsordner. Erstattungs-PDFs werden abgelegt. InboxMate liest den Text und leitet die Datei mit.

Wird besser, je mehr du es nutzt

Jede Korrektur bringt InboxMate etwas bei.

Bearbeite einen Entwurf vor dem Senden oder lehn einen Vorschlag mit einer kurzen Begründung ab — InboxMate merkt sich die Korrektur und wendet sie beim nächsten Mal an. Pro Postfach, pro Kategorie, pro Absender.

1

Du korrigierst — einmal

Bearbeite einen Entwurf vor dem Senden oder lehn einen Vorschlag ab und schreib kurz dazu, warum. Mehr Training braucht es nicht.

2

Es merkt sich die Korrektur

Deine Korrektur wird Teil des Kontexts für diesen Absender, diese Kategorie oder dieses Postfach — kein generisches Modell-Update, das nebenbei alles andere verändert.

3

Die Kategorie verdient sich Autopilot

Läuft eine Kategorie eine Zeit lang ohne Korrektur, schlägt InboxMate vor, sie auf Auto-Send umzustellen. Du gibst frei — Kategorie für Kategorie, nie alle auf einmal.

Je mehr du InboxMate nutzt, desto weniger musst du nachbessern. Nichts wechselt in den Autopilot, ohne es sich verdient zu haben.

InboxMate conversation with an AI-drafted reply waiting for review — edit, regenerate, or approve with one click

Inbox-Test — kostenlos

Probier es mit deinen eigenen E-Mails. Ohne etwas zu verbinden.

Keine Outlook-Berechtigungen, kein IT-Ticket. Leite ein paar echte E-Mails weiter und schau zu, wie InboxMate sortiert, routet und Entwürfe schreibt.

1

Kostenlos testen

14 Tage mit allen Pro-Funktionen. Keine Kreditkarte, keine Verpflichtung.

2

Persönliche Test-Adresse erhalten

InboxMate gibt dir eine private Weiterleitungsadresse — keine Postfach-Verbindung nötig.

3

5–10 echte E-Mails weiterleiten

Schau zu, wie sie kategorisiert, geroutet und mit Entwürfen beantwortet werden — aus deinem echten Wissen, in Minuten.

Inbox-Test starten

Überzeugt? Dann verbinde Outlook oder ein beliebiges IMAP-Postfach — deine Regeln arbeiten einfach weiter.

Einfache, transparente Preise

Du zahlst pro Postfach. KI-Arbeit läuft über Credits — monatlich inklusive, jederzeit aufladbar. Einrichtung und regelbasiertes Sortieren sind gratis.

Monatlich Jährlich 2 Monate gratis

Starter

€49 Nur monatliche Abrechnung /Monat

Dein erstes Postfach, voll automatisiert

Alles, was du zum Starten brauchst:

  • 1 Postfach inklusive
  • Triage, Routing & Auto-Versand-Regeln
  • 500 KI-Credits /Monat
  • KI-E-Mail-Entwürfe — mit Outlook synchronisiert
  • Website-Chatbot inklusive
  • Human Handover — jederzeit übernehmen
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Empfohlen

Pro

€107 2 Monate gratis /Monat · jährlich

Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis für Teams

Alles aus Starter, plus:

  • 3 Postfächer inklusive
  • Geplante Aufgaben & Auto-Retraining
  • 2.500 KI-Credits /Monat
  • 3 Teammitglieder · 5 KI-Agenten
  • Tool-Marketplace — Agenten prüfen deine Systeme vor der Antwort
  • API-Zugang & MCP
  • Vollständige Ticketverwaltung
  • Erweiterte Analytics & DSGVO-Einstellungen
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Business

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Alles aus Pro, plus:

  • Custom-Integrationen — wir bauen sie für dich
  • 15+ Postfächer · Mengenpreise
  • 10.000+ KI-Credits /Monat
  • 15+ Teammitglieder · unbegrenzte Agenten
  • White-Label, dein Branding
  • SLA, fester Ansprechpartner & Quartals-Reviews
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Was würde es bei dir kosten?

Unsere Empfehlung:
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Schätzung: eine E-Mail-Antwort ≈ 2 Credits, eine Chat-Antwort ≈ 1 Credit. Sortieren und Routing sind gratis.

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Alle Preise zzgl. MwSt.

Du kommst von einer anderen Plattform? So schlägt sich InboxMate gegen Chatbase, Intercom oder Fyxer

Entwickelt von psquared · KI aus Österreich

Kirchmair.io LEXOS Next Immobilien Kheepu AI Pioneers

Entwickelt mit Datenschutz und Compliance im Kern

Software made in Austria
Gehostet in der EU
DSGVO-konforme Datenverarbeitung
EU AI Act konform

Für die Neugierigen

So funktioniert die Automatisierung wirklich

Du musst nichts davon wissen, um ab Tag eins von InboxMate zu profitieren — aber wenn du gern unter die Haube schaust, hier ist die Maschinerie.

Dein Team aus KI-Agenten

Bau dir ein kleines Team aus KI-Kollegen — jeder mit eigenem Wissen, eigenem Ton, eigenen Übergaberegeln. Kundensupport, Buchhaltung, HR, Partnerschaften. Du entscheidest, wer was übernimmt.

  • Eigene Wissensdatenbank — nur, was sie brauchen.
  • Ton und Signatur bestimmst du.
  • Übergaberegeln — wann ein Mensch übernimmt.

Kein Prompt-Engineering. Kein JSON. Nur ein Formular.

InboxMate Agents page — Tobias, Sara, Felix and Mia with avatars, roles, audiences, and connected mailboxes
Das ganze System auf einen Blick

Keine Blackbox. Postfächer speisen Agenten, Agenten speisen die Triage, die Triage verteilt auf Kategorien — jede mit eigener Aktionskette. Recherchieren, entwerfen, Ticket anlegen, weiterleiten, archivieren. Ziehen, ablegen, verzweigen. Du kannst jede E-Mail Schritt für Schritt zurückverfolgen.

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Nachvollziehbar

Jede Routing-Entscheidung ist nachvollziehbar. Nie mehr „die KI hat halt entschieden".

In Klartext editierbar

Sag der Regel „wenn es um Jahreskarten geht, an Felix“. Fertig.

Audit-tauglich

DSGVO-konformer Pfad: wer oder was hat welche E-Mail wann und warum gesehen.

Wie eine Antwort recherchiert wird, bevor sie entsteht

Wenn eine E-Mail eintrifft, schreibt InboxMate nicht einfach drauflos — es schlägt nach. In deiner Wissensdatenbank. Beim Unternehmen des Absenders. In der letzten Buchung. In deiner Erstattungsrichtlinie. Die Antwort steht auf Fakten, bevor sie überhaupt entsteht.

  1. 1

    Durchsucht deine Wissensdatenbank

    Holt die passende Richtlinie, den Preis, die Öffnungszeit oder die Anweisung zur Frage.

  2. 2

    Recherchiert den Absender

    Schlägt das Unternehmen des Absenders im Web nach, damit die Antwort passt — Betrieb, Agentur, Lieferant, Journalist.

  3. 3

    Prüft deine Systeme

    Bestellstatus, Buchungs-ID, letzter Besuch — verbunden via MCP oder HTTP mit CRM, Buchungssystem oder Buchhaltung.

  4. 4

    Dann wird entworfen

    In deinem Ton, mit zitierten Quellen. Bereit für deine Ein-Klick-Freigabe.

Du siehst jeden Schritt im Trace-Tab der Konversation — was geprüft wurde, was gefunden wurde.

Häufig gestellte Fragen

Wir richten dich in einem persönlichen Call ein. Wir verbinden deine Daten, konfigurieren deine Kategorisierer und legen die ersten Agenten gemeinsam an — typischerweise 30–60 Min. Danach optimierst du selbständig, und wir bleiben die ersten Monate für Fragen erreichbar.
Überhaupt nicht. Du bindest InboxMate mit einem einzigen <script>-Tag ein — einfach kopieren und auf deiner Website einfügen. Wir haben Schritt-für-Schritt-Anleitungen für WordPress, Shopify, Wix, Webflow, Squarespace und jede beliebige HTML-Website. Wenn du eine Zeile Code einfügen kannst, kannst du InboxMate einrichten.
InboxMate funktioniert mit jeder Website, die eigenes HTML oder JavaScript zulässt. Dazu gehören WordPress, Shopify, Wix, Webflow, Squarespace, Ghost, Framer, individuell gebaute Websites und mehr. Wenn deine Website einen <body>-Tag hat, funktioniert InboxMate.
Nach deiner 14-tägigen Testphase wird dein Konto pausiert, bis du einen Plan wählst. Deine Daten bleiben 2 Monate erhalten. Wähl Starter (€49/Monat), Pro (€129/Monat oder €107/Monat bei jährlicher Abrechnung) oder Business (ab €349/Monat, individuell). Jährliche Abrechnung im Pro-Plan enthält 2 Monate gratis. Während der Testphase brauchst du keine Kreditkarte.
Ja. Alle Pläne sind monatlich kündbar, ohne Vertragsbindung. Du kannst jederzeit upgraden, downgraden oder kündigen — Änderungen greifen sofort und die Abrechnung wird anteilig angepasst.
Credits sind eine einheitliche Währung für alle KI-Aufgaben und in jedem Tarif monatlich enthalten (500 bei Starter, 2.500 bei Pro, 10.000+ bei Business) — jederzeit aufladbar. Verschiedene Aktionen kosten unterschiedlich viel: eine KI-Chat-Antwort 1 Credit, ein KI-Mail-Entwurf oder eine Auto-Antwort 2, ein Agent-Tool-Aufruf 1, ein Website-Scrape 1 und ein PDF-Import 1. Regelbasiertes Sortieren, Weiterleiten und Archivieren ist immer kostenlos — nur KI-Arbeit verbraucht Credits, und E-Mails empfangen ist immer unbegrenzt.
Nichts bricht mitten in einer Konversation ab. Bei 80 % deiner monatlichen Credits schicken wir dir eine Hinweis-E-Mail. Bei 100 % laufen deine Agenten über einen 20-%-Kulanzpuffer weiter. Ist der aufgebraucht, pausieren KI-Aktionen bis zum nächsten Abrechnungszyklus oder einem Ein-Klick-Top-up — Credits sind sofort verfügbar und werden monatlich verrechnet. Regelbasiertes Sortieren und Weiterleiten läuft die ganze Zeit weiter, weil es nie Credits verbraucht.
InboxMate baut eine Wissensdatenbank aus deinen Website-Inhalten. Bei der Einrichtung werden deine Seiten automatisch gescannt und die Inhalte gelernt. Du kannst zusätzlich PDFs hochladen (Produkthandbücher, FAQs, Preislisten), um das Wissen zu erweitern. Die KI nutzt diese Daten, um Fragen präzise zu beantworten — trainiert auf DEINEN Betrieb, nicht auf generische Daten.
InboxMate unterstützt automatisch alle gängigen Sprachen. Die Browsersprache des Besuchers wird erkannt und entsprechend geantwortet — ohne zusätzliche Konfiguration. Du kannst auch eigene Begrüßungen pro Sprache festlegen. Besonders nützlich für Betriebe in mehrsprachigen Märkten wie Österreich, der Schweiz oder Skandinavien.
Ja. Wenn die KI eine Frage nicht beantworten kann oder ein Besucher ausdrücklich einen Menschen will, wird die Konversation nahtlos an dein Team übergeben. Du bekommst E-Mail-Benachrichtigungen bei Übergaben und kannst direkt im InboxMate-Dashboard antworten. Die KI legt zusätzlich einen Antwort-Entwurf bereit, damit dein Team schneller reagieren kann.
E-Mail und dein Website-Chat-Widget — beide bedient derselbe Agent mit demselben Wissen. Telefon ist als Early-Access-Beta verfügbar. Darüber hinaus kann dein Agent Webhooks auslösen und externe Tools aufrufen, sodass Benachrichtigungen in den Systemen landen, die du ohnehin nutzt.
Ja. Ab dem Starter-Plan enthält InboxMate eine integrierte Ticketverwaltung. Die KI kann vorschlagen, Tickets aus Konversationen zu erstellen, sie nach Priorität zu kategorisieren und an das richtige Teammitglied zu routen. In Pro und Business gibt es zusätzlich Kategorisierer — du legst deine eigenen Kategorien fest, die KI ordnet jede eingehende E-Mail (und inaktiven Chat) genau einer zu und führt dann die konfigurierten Aktionen aus: archivieren, Ticket erstellen, Team benachrichtigen, Webhook auslösen oder mit KI antworten. Jede Aktion läuft entweder im Vorschlags-Modus (Mensch bestätigt) oder im Auto-Modus (nur Business).
Ja. Zu jeder E-Mail entsteht ein KI-Entwurf aus deiner Wissensdatenbank — mit einem Klick prüfen und senden, bearbeiten oder neu generieren. Im Pro-Plan richtest du für jede Kategorie eine „Mit KI antworten“-Aktion ein, sodass beim Eintreffen der E-Mail schon ein fertiger Entwurf bereitliegt. Im Business-Plan kann dieselbe Aktion vollautomatisch laufen — bei Routinefragen ohne Menschen dazwischen, während Sonderfälle weiterhin bei deinem Team landen.
Ja. Du kannst Outlook direkt per OAuth verbinden — funktioniert mit Microsoft 365-Geschäftskonten genauso wie mit privaten Outlook.com-/Hotmail-Konten. Automatisierte Aktionen werden in deinem echten Outlook-Postfach gespiegelt: Eine in InboxMate archivierte Nachricht wandert in deinen Outlook-Archiv-Ordner, ein Kategorie-Tag erscheint als farbige Outlook-Kategorie, und KI-Entwürfe landen in deinem Outlook-Entwurfsordner — verknüpft mit der Original-Mail, Signatur bereits eingefügt. Prüfen und senden kannst du direkt aus Outlook am Handy oder Desktop, ohne InboxMate zu öffnen. Antworten gehen über dein eigenes Outlook-Konto raus und landen in deinem echten Gesendet-Ordner. Keine IT-Admin-Freigabe nötig — Nutzer stimmen selbst zu. Gmail-OAuth ist derzeit eine geschlossene Beta für freigeschaltete Domains; Gmail und jeder andere Anbieter (IONOS, FastMail etc.) laufen aber schon heute über einfache E-Mail-Weiterleitung.
KI-Tools lassen deinen Chatbot mehr tun als nur Fragen beantworten. Du kannst deinem Agenten z. B. ein „Bestellstatus prüfen“-Tool geben, das Echtzeitdaten aus deinem Backend holt, oder ein „Termin buchen“-Tool, das sich mit deinem Kalender verbindet. Tools konfigurierst du im Dashboard — für Standardintegrationen ohne Programmieren. Im Business-Plan bindest du eigene Tools über den MCP-Server (Model Context Protocol) an.
MCP (Model Context Protocol) ist ein offener Standard, über den KI-Agenten externe Tools und Datenquellen anbinden. Mit MCP-Unterstützung ab dem Pro-Plan (€129/Monat) verbindet sich dein InboxMate-Agent sicher mit deinem CRM, ERP, Helpdesk oder jedem System, das einen MCP-Server bereitstellt. Das ermöglicht echte Automatisierung: Kundendaten abrufen, Lagerbestand prüfen, Bestellungen anlegen — alles in der Konversation, ohne eigene Entwicklung.
Ja. Im Business-Plan bekommst du vollen API-Zugang, um Konversationen, Kontakte, Wissensdatenbank und Analytics programmatisch zu verwalten. Praktisch, um InboxMate in bestehende Workflows zu hängen, eigene Dashboards zu bauen oder Daten mit deinem CRM oder deinen Analytics-Tools zu synchronisieren.
Ja, vollständig. InboxMate wird von der psquared GmbH entwickelt, einem österreichischen Unternehmen. Daten liegen in Frankfurt, die KI-Verarbeitung läuft in Schweden — alles bleibt in der EU. Wir sind DSGVO-konform by Design: Deine Geschäftsdaten werden nie an Dritte weitergegeben oder zum Trainieren fremder Modelle verwendet. Im Pro-Plan bekommst du den erweiterten Compliance-Modus (EU) mit konfigurierbaren Aufbewahrungsfristen und Löschung von Konversationen auf Anfrage — passend für regulierte Branchen wie Recht, Gesundheit und Finanzen.
Alle Daten liegen in EU-Rechenzentren. Für Datenbank und Speicher nutzen wir Supabase (in der EU gehostet). Deine Wissensdatenbank, Konversationen und Kontaktdaten verlassen Europa nie. Wichtig für Betriebe, die EU-Anforderungen an die Datenresidenz einhalten müssen.
Absolut. Du legst deine Markenfarbe fest, wählst zwischen hellem und dunklem Design, passt Begrüßung und vorgeschlagene Fragen an und positionierst das Widget links oder rechts auf deiner Seite. Im Pro-Plan entfernst du das „Powered by InboxMate“-Badge und ergänzt eigenes Branding. Im Business-Plan bekommst du vollständiges White-Label für ein komplett eigenes Erscheinungsbild.
Wir bauen gerade eine, öffentlich verfügbar ist sie aber noch nicht — sie liegt weder im App Store noch bei Google Play. In die geschlossene Beta laden wir auf Anfrage über Apple TestFlight ein. Dort siehst du deine Triage-Warteschlange als Wisch-Stapel: KI-Entwürfe prüfen, freigeben und Entscheidungen unterwegs abarbeiten — derselbe Review-first-Ablauf wie in der Web-App. Bis dahin läuft die Web-App problemlos im Handy-Browser — und wenn du Outlook nutzt, landen die KI-Entwürfe ohnehin in deinem Outlook-Entwurfsordner, du prüfst sie also in der Outlook-App, die du schon hast.

Bereit, dir deine Zeit zurückzuholen?

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